Quand on travaille à domicile, pas facile de trouver le bon équilibre entre vie pro et perso. Raison de plus pour structurer votre activité. Découvrez les outils d’organisation qui vous font gagner en productivité personnelle.
1- Comment prioriser vos tâches.
La matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation simple qui va vous permettre de classer vos activités en fonction du degré d’urgence et d’importance de celles-ci, ainsi vous ne vous engagerez plus dans une tâche si celle-ci est moins urgente qu’une autre ou moins importante. A vous, maintenant de déterminer de manière judicieuse dans quelle catégorie ranger vos tâches.
2- Comment contrôler les étapes de votre projet.
Quelle bonne mère de famille n’a pas utilisé au moins une fois une liste afin de ne pas oublier ses courses par exemple ? Tout le monde utilise des listes, mais il existe un système « normé » de check list qui permet au travailleur à domicile de s’organiser au mieux dans sa journée ou même tout au long de sa semaine.
2 sortes de listes existent :
* La première est une liste simplifiée, c’est la liste des tâches. Celle-ci comprend un système de cases à cocher. Elle est pratique pour noter « pêle-mêle » des tâches à réaliser, et de manière anti-chronologique ; elle permet également de rajouter des tâches à la suite les unes des autres : elle n’a pas de fin, le critère « temps » n’a donc aucune importance dans l’utilisation de cette liste.
* La seconde est plus complexe, c’est la liste de contrôle. Comme son nom l’indique, cette liste permet de s’autocontrôler. Elle est pratique pour organiser toute sorte de projet nécessitant un début et une fin : le critère « temps » est primordial dans la bonne utilisation de cette liste.
La liste de contrôle permet à son utilisateur d’être vigilant sur les tâches à accomplir ainsi que leur durée, tout cela afin d’optimiser la bonne réalisation de son projet, à temps. La partie « date d’exécution réelle » permet de voir l’écart temps qui s’installe, et l’utilisateur peut alors remanier son planning initialement réalisé au niveau de la partie « date prévue » : si un écart temps se présente, l’utilisateur de la liste de contrôle sait qu’il doit réajuster ses dates prévues en fonction de cet écart, afin que son jour J n’en soit pas impacté.
3- Comment préciser vos objectifs.
La méthode SMART se présente sous forme de tableau et son objectif est d’aider l’entrepreneur à fixer ses objectifs (journaliers, hebdomadaires, mensuels). Elle va vous permettre de gagner du temps si vous prenez un moment au préalable pour réfléchir aux étapes de votre travail. Cette méthode est parfaite si vous travaillez avec des collaborateurs / assistants afin de fixer leurs objectifs, de les quantifier et de les qualifier. Son appellation précise son utilisation : SMART signifie INTELLIGENT… La méthode est donc intelligente pour gagner en efficacité !
4- Faites la différence entre « temps de présence » et « temps d’activité ».
Comme tout travail, nous ne sommes pas en activité 100% du temps dédié à notre présence au bureau. Il est donc important de distinguer « temps de présence » où vous vous trouvez physiquement à votre bureau mais où vous n’êtes pas forcément en pleine activité de production intellectuelle / manuelle.
Effectivement, lorsque l’on utilise l’outil informatique dans son activité au quotidien, il est toujours très tentant d’aller « surfer » sur le net et donc de perdre du temps ; mais attention, si vous vous trouviez en entreprise, de même que vous iriez prendre une pause café avec vos collègues, c’est une chose que vous ne pouvez pas faire si vous exercez votre activité à domicile car absence de collègues…
Cependant, vous pouvez vous rendre sur la toile afin de vous « changer les idées » et de prendre une courte pause. Attention, si vous vous rendez dans votre cuisine ou ailleurs dans votre logement, de ne pas transformer la courte pause en pause dédiée aux corvées ménagères ou en pause « télé » !
Ne tentez pas le diable et restez dans votre bureau pour faire votre pause. Le temps de présence inclut le temps d’activité mais le temps d’activité n’est pas égal au temps de présence. Cette notion importante de votre gestion du temps doit rester à l’esprit afin de pérenniser votre efficacité au bureau.
Multipliez les temps d’activité de manière efficiente afin de remplir votre temps de présence global.
Source : Planète Auto-entrepreneur
