Stop à l’ennui, aux participants accrochés à leur portable et aux potiches en réunion ! Voici les recommandations du spécialiste Nicolas Dugay, DGA de Booster Academy. Son secret ? La préparation.

1. Merci d’éteindre vos portables !

D’après une étude de Microsoft Canada réalisée en 2015, la faculté d’attention des humains diminue. Elle ne serait désormais que de 8 secondes, inférieure à celle d’un poisson rouge (9 secondes) ! En cause : la montée des addictions aux écrans. En réunion, l’ennemi principal, c’est le smartphone laissé ouvert sous prétexte qu’on attend un message important.

« Pour être sûr d’avoir un auditoire concentré, incitez les participants à éteindre leur portable. La réunion n’en sera que plus efficace », recommande Nicolas Dugay, directeur général de Booster Academy (formation à la vente), auteur d’« Optimisez vos réunions » (Edition Maxima). Et pourquoi ne pas s’inspirer de l’interdiction des téléphones portables dans les écoles ou de ce dirigeant d’un établissement financier qui demande à ses invités de « déposer leurs armes » dans un bac en plastique à l’entrée de la salle.

2. Uniquement sur invitation…

Plus il y a de monde autour de la table, et moins la réunion est productive et créative. Les grands parleurs monopolisent la parole et les timides se taisent. Cela « part dans tous les sens » et il sera difficile d’en tirer quelque chose de précis. Rien ne se passe vraiment, les idées restent coincées dans la boîte à idées.

Ne faites donc venir à votre réunion que ceux concernés par la thématique abordée ! « Cela suppose de cadrer les sujets à traiter avant la réunion. De quoi va-t-on parler et avec qui ? », résume Nicolas Dugay. Et si les experts ou les personnes compétentes sont absentes, annulez ! La réunion ne serait qu’une perte de temps.

3. Bannir le « small talk »

Censé être « un tour de chauffe » pour lancer une réunion, le tour de table préliminaire est un bavardage (small talk) inutile. « Les gens racontent leur vie ou s’étalent sur des sujets qui n’intéressent pas l’assistance », estime Nicolas Dugay. Placer ce tour à la fin ? A ce stade, tout le monde aura plutôt envie de passer à autre chose.

Fixez-vous des contraintes de temps : un point sur les performances ne doit pas dépasser une demi-heure ; une réunion « exploration d’idées » une heure maximum.

4. Donner la parole à tout le monde.

Faire passer des messages importants ne signifie pas cadenasser la réunion en monopolisant la parole. Avec des échanges limités au minimum, vous créerez chez vos collaborateurs un sentiment de frustration et une baisse de la motivation.

Dans un esprit collaboratif, essayez, au contraire, de faire intervenir tout le monde pour obtenir des points de vue différents. « Attention, ne vous focalisez pas sur les opposants qui ne demandent que ça pour briller », conseille Nicolas Dugay. Inactifs, les autres vont se sentir inutiles et auront le sentiment de perdre leur temps.

5. Un chiffre plutôt qu’une feuille Excel.

On sait maintenant que le cerveau sature assez vite face à des visuels contenant plus de sept informations. Inutile donc de bombarder vos collaborateurs d’une myriade de chiffres et de tableaux pendant une heure. Dans ces conditions, les données clefs ne sont pas mémorisées et il n’y a aucune prise de conscience d’une situation ou d’un objectif.

« N’oubliez pas aussi la dimension émotionnelle qui va permettre de mieux mémoriser les messages », ajoute Nicolas Dugay qui conseille d’illustrer un chiffre ou un résultat par une anecdote, une image ou une métaphore.

Source : Les Echos Entrepreneurs