Vous entendre dire avec un accent de triomphe que votre boite e-mails déborde et que vous n’avez pas le temps de la gérer est de loin le contraire de la performance. Certes, cet outil qui s’est imposé n’a pas présenté son mode d’emploi et vous vous êtes adapté au fur et à mesure à l’utiliser mais la gestion de votre boite-mails vous l’avez mis de côté. Or, gérer une messagerie électronique fait partie des tâches quotidiennes, alors comment en optimiser la gestion ?
Avec près de 200 milliards de mails envoyés chaque jour, les messageries sont devenues chronophages car 75% des mails sont des spams. La gestion des emails reste une priorité et vider sa boîte mail régulièrement permet d’éviter que ne s’entasse un nombre trop important de messages. Surtout vous pouvez encore discerner des messages de haute importance et éviter de perdre un temps précieux à les rechercher.
– Comment gagner du temps ?
Synchroniser les données et sa boîte de réception sur son smartphone et sa tablette tactile permet d’optimiser son temps. Ainsi, où que vous soyez vous pouvez consulter vos emails et ainsi être toujours connecté avec votre service. Classer ses dossiers par catégories et organiser ses contacts selon l’urgence font partie des gestes qui devraient être quotidiens pour gagner du temps mais aussi pour en faire gagner à ses interlocuteurs.
– Triez, un réflexe à acquérir.
L’objet des emails est votre premier point de repère en dehors de la personne qui vous écrit. Vous pouvez aussi configurer votre boite mail avec un volet de prévisualisation qui vous donnera un aperçu du message. Si vous souhaitez aller encore plus vite pour trier, il existe des filtres et règles automatiques qui dirigent directement le message reçu vers les différents dossiers que vous avez créés en amont.
– Traitez vos urgences en premier.
Afin de ne pas laisser traîner ce qui devrait être rapidement traité, signalez les e-mails urgents. Que ce soit avec une étoile (exemple Gmail) ou un drapeau (exemple Outlook), les messageries permettent de les mettre en évidence afin de ne pas les oublier. Créer un dossier « Urgent », « Moins Urgent », « À traiter » ou encore « À faire cette semaine » peut également s’avérer une très bonne solution pour vous faire prendre en compte l’ordre de traitement. À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux. Cependant, n’oubliez pas qu’il est indispensable de consulter chaque jour chacun des dossiers !
– Faites disparaître vos spams.
Les spams, les envahisseurs. Signalez-les comme courriers indésirables et vous n’aurez plus à les gérer. Ils seront directement triés dans votre boite « spam ». N’hésitez pas à supprimer définitivement ces e-mails et à consulter de temps en temps votre boite spams. Cependant, il arrive à tous qu’un message d’une haute importance aille dans les spams. Il vous faudra donc, à l’inverse, autoriser ces expéditeurs ou les indiquer comme fiables.
– Insérer votre signature.
Insérez automatiquement votre signature dans vos messages. Celle-ci vous permettra d’éviter à chaque fois de devoir écrire votre nom, prénom et vos coordonnées. N’hésitez pas à y inclure la mention « Cordialement » ou « Bien à vous » ainsi que votre logo. Si vous avez plusieurs signatures adaptées aux destinataires, (clients, partenaires, fournisseurs…) créez-en plusieurs et choisissez pour chaque e-mail la signature adéquate.
– Gérez vos contacts.
Prenez le temps de remplir la fiche contact de votre messagerie (nom, prénom numéro de téléphone et autres informations utiles) que vous pourrez synchroniser avec votre smartphone. Inscrivez-les dans des groupes par exemple « groupe fournisseurs » ou « groupe collaborateurs », « groupe de clients ». Vous pourrez ainsi envoyer des e-mails à plusieurs interlocuteurs en même temps.
Source : Dynamique Magazine
